Kako organizirati božićni domjenak - online

Kako tvrtke rastu u broju ljudi i broju lokacija ureda – organizacija evenata poput teambuildinga i domjenaka postaje sve veći izazov… a kad vam k tome cijela tvrtka pređe na remote rad – to dodaje sasvim novu razinu izazova.

Kraj 2019. dočekali smo uz privatnu projekciju u kinu, domjenak i party gdje smo se poprilično zabavili te je bila velika želja u jednakom duhu završiti 2020. godinu.

Priznajemo, u nekim trenucima zabrinuli smo se hoćemo li uspjeti, hoće li ljudi biti zainteresirani za druženje, no na koncu pokazalo se da uz dobru, organiziranu ekipu i remote Božićni partyji mogu jako dobro izgledati.

Factory elves

Prvo i najvažnije, uspjeli smo okupiti grupu ljudi u Factoryju koji dijele entuzijazam oko Božića i dijeljenja pozitive među kolegama. Grupa se sastojala od ljudi s različitim skillovima – neki su odlični dizajneri, neki odlični organizatori, neki božićni fanatici, a neki samo s jako lošim forama. No, svi su uz redovan posao uspjeli raditi i na tajnom zadatku te dali sve od sebe u brejnstormanju ideja i organiziranju aktivnosti. ”Interna regrutacija” je odrađena potajno kako ne bismo pokvarili iznenađenje ostatku ekipe. 

Božićna uvertira tijekom prosinca

Nismo htjeli čekati kraj godine da potaknemo božićno veselje, pogotovo zbog većine samo virtualnih kontakata pa smo već u prosincu krenuli s aktivnostima.

Jedna od njih je bila kombinacija virtualnog adventskog kalendara i kviza. Svaki dan u određeno vrijeme “otvorila bi se nova kućica” u kalendaru s novim nagradnim pitanjem na Slacku. To nam je osiguralo dosta zabave i prilike da dodatno upoznamo kolege unutar firme. Nagrade su bile od ića i pića do design-on-demanda (iliti dizajner nam radi memove prema zaslugama). 

Ne ide bez slatkog i par promila

Nijedan domjenak, pa ni virtualni, ne može proći bez hrane i pića. Stoga, pobrinuli smo se da kolege u firmi dan-dva prije domjenka dobiju na kućnu adresu Factory Xmass paket koji je sadržavao sve bitno za dobro raspoloženje – više vrsta kolača, alkohol, sokove, čaj, dobre želje i par custom poklona.

Na taj način, na sam domjenak – svi su bili spremni za nazdraviti i prigristi. 

Aktivnosti na domjenku 

Za Božićni domjenak izdvojili smo jedan radni dan kako bismo ga proveli na miru bez opterećenja i posvetili se jedni drugima. Tijekom 2020 godine, zaposlili smo 15 novih kolega iz cijele Hrvatske od kojih je većina došla otkako smo se okrenuli remote načinu rada. Stoga nam je želja za druženjem i osiguranju vremena za virtualno upoznavanje bila još veća. 

Uz izazove oko logistike i dostave sa svim dobavljačima i dostavljačima, najviše izazova je bilo oko planiranja aktivnosti i remote koordinacije 45 zaposlenika. 

Jedan od važnih faktora za uspješan remote rad je da se komunikacija i procesi dobro postave i planiraju unaprijed u većoj mjeri, a s druge strane za domjenke i partye ključna je spontanost i fleksibilnosti… kako smo to uspjeli pomiriti i dobiti najbolje od oba svijeta?

Jedan kraći dio dana isplanirali smo uz jasan raspored aktivnosti i timing, a odnosio se npr. na rezime godine dok smo drugi dio dana posvetili različitim “izbornim” aktivnostima koje je svatko mogao birati i šetati od sobe do sobe… tj. linka do linka. 

Dosta planiranja, kako je to izgledalo

Dan smo započeli u jednom opuštenom all hands meetingu gdje nam je CEO Ivica napravio rezime 2020. godine. Dotaknuli smo se svih uspjeha i onoga što je obilježilo godinu te razmijenili dojmove. 

Factory kviz i Virtualni bijeg

Uz Hangouts i Kahoot – pripremili smo kviz od 30-ak pitanja sa zanimljivostima o firmi, kolegama i nekim “legendama” koje se prenose unutar firme. Ekipa je bila podijeljena u manje timove i mogli su zajedno konzultirati se oko odgovora. To je bila prilika za naučiti nešto o firmi i kolegama te vidjeti i čuti one s kojima možda nemaju toliko prilike svakodnevno. Najbolji tim je također dobio svoju “virtualnu lentu”.

Sljedeća aktivnost koja nam je uslijedila bila je virtualni escape room gdje smo opet u manjim timovima rješavali izazove i pokušavali otkriti identitet internacionalnog kradljivca umjetnina.

Factory Cluedo, Pictionary i Belot

Ostatak dana obilježile su razne društvene online igre, gdje smo se dobro zabavili, nasmijali i skužili kako kolege iz drugih timova razmišljaju ili ne razmišljaju. 😀

Bilo je puno smijeha, a nekad i suza… jednima od smijeha, a drugima od muke dok pokušavaju nacrtati nešto kompleksno poput “radijatora”. 😀

Organizacija timova

Budući da je u remote načinu rada znatno smanjena interakcija zaposlenika koji bi se inače negdje slučajno susretali u kuhinji, hodniku itd., ovakvi eventi su prilika da se to nadoknadi. No, u remote organizaciji i za to je potrebno omogućiti uvjete. Stoga, kada smo formirali timove za određene aktivnosti pokušavali smo to napraviti na način da spojimo ljude koji inače nemaju toliko prilike tijekom svakodnevnog rada za interakciju.  

Koji alati su nam pomogli u organizaciji

• Kahoot za kviz
• Hangouts za video callove
• Discord za callove u nekim aktivnostima
• Figma za Factory Cluedo, kalendar i nagrade
• Google sheets – nema dobrog plana bez tablica i gantograma 😛

Sugestije iz našeg iskustva

• U organizaciju ovakvih evenata i aktivnosti uključite ljude koji to istinski žele i koji to neće gledati kao dodatnu obavezu
• Osigurajte buy in od managementa i slobodno vrijeme za sve u firmi da nitko ne bude opterećen standardnim poslom tijekom dana
• Odradite temeljito istraživanje koje mogućnosti postoje, prikupljajte ideje na više strana o alatima i aktivnostima koje bi vam bile prikladne
• Računajte na nevolje i da će nešto kasniti, da će nešto štekati –  pripremite backup gdje god možete, a tamo gdje ne možete – improvizirajte
• Unaprijed pripremite svaku aktivnost s uputama i moderatorom
• Testirajte da možete procijeniti potrebno vrijeme, gdje trebaju dodatne upute i sl.
• Odpaničarite dan ranije, a na sam dan se zabavite i uživajte s kolegama i kolegicama 🙂

Za kraj, pitali smo ekipu kakav im je bio online Božićni domjenak

Ja sam društvena osoba koja uživa u konstruktivnom razgovoru s kolegama, a više od toga me veseli dobra šala ili pokušaji kreiranja dobre šale 🙂 Online domjenak bio je upravo to, dobra mjera između uključivanja mozga na Virtual Escape Roomu i odmaranje mozga na Aliasu ili Pictionaryju 🙂 

• Ana

Usprkos svim problemima koji su se mogli dogoditi prilikom organiziranja online božićnog eventa, mislim da smo se svi odlično organizirali i da smo se zabavili. Svima je dobro došao dan druženja i zezanja kako bi se 2020. godina mogla barem malo uljepšati. Mislim da smo se svi u online Pictionaryju zabavili i pokazali svoje umjetničke skillove (ili manjak njih) te se i lijepo upoznali! 🙂

• Dominik

Jako mi se svidjela ideja božićnog kalendara koji je pomogao stvaranju božićne atmosfere u frmi i služio kao pravi uvod u božićni domjenak. Svaki dan su se s nestrpljenjem iščekivala pitanja božićne tematike i meme-ovi s kolegama u glavnim ulogama. Odlično mi je bilo i to što smo kroz all hands meeting svi bili skupljeni na jednom mjestu, te smo kasnije kroz razne igre, na opušten i zabavan način mogli upoznati kolege s kojima do onda nismo imali priliku pričati. 

• Edita

Online domjenak bio je odličan završetak jedne online božićne priče. Iako je sami taj pojam online druženja nekako svima već došao “preko glave”, vrijedna ekipa na čelu s Mirnom iz HR-a  postigla je pun pogodak! Cjelodnevno online druženje možda na prvu ne izgleda kao teška organizacijska bitka, ali su u pozadini te priče osigurani mnogi procesi. Svima je osigurano mjesto, vrijeme, ekipe, način komunikacije, online HQ kojem se možemo vratiti tijekom cijelog dana, božićni poklon paketi i još hrpa stvari! Ove godine nismo bili offline, ali poslije ovog druženja sljedeće definitivno želimo offline! 

• Filip

Sretno s planiranjem i zabavite se! 🙂

Ako ste zainteresirani za karijerne prilike u Factoryju, uvijek smo u potrazi za novim kolegama! Provjerite više o pogodnostima koje vam nudimo kao poslodavac i odaberite ulogu koja vam najbolje odgovara!

Ukoliko ste još uvijek u svojim studentskim danima, prijavite se na stručnu praksu u i napravite jedan veliki korak naprijed u vašoj karijeru! Nagrađeni smo Zlatnim indeksom 2019. godine za najbolje stručne prakse u Hrvatskoj i ponosni smo na sve studente koji su uspješno završili program stručne prakse u Factoryju.

Svakom zaposleniku i praktikantu pristupamo individualno te nam je cilj omogućiti ti najbolju moguću radnu okolinu u kojoj se možeš razvijati kao profesionalac! Pri dolasku imat ćeš pomoć tima i svog mentora koji kreira personalizirani plan učenja ovisno o tvojim interesima.

Sretno s prijavom i vidimo se uskoro! 🙂